Yhdenvertaisuussuunnittelun
vaiheet
1. Ryhmän kokoaminen
Yhdenvertaisuussuunnitelman laatimiseen on hyvä perustaa erillinen työryhmä. Ryhmän jäsenten tulisi edustaa eri henkilöstöryhmiä, eri ikäryhmiä, sukupuolia ja se tulisi pitää avoimena kaikille, jotka kokevat omaavansa erityistä asiantuntemusta yhdenvertaisuusasioissa.
Ryhmän ensimmäisenä tehtävänä on käydä läpi
- miksi suunnitelma tehdään
- mitä hyötyä siitä on
- miten se liittyy organisaation toimintaan
- ovatko kaikki oleelliset tahot mukana ryhmän kokoonpanossa
- millaiset resurssit ryhmällä on käytettävissä (työaika, henkilöstö)
2. Osallistaminen
Osallisuuden vahvistamiseksi organisaation tulisi tiedottaa suunnitelman valmistelusta ja siihen liittyvistä kuulemismenettelyistä jo varhaisessa vaiheessa. Tiedottaminen tukee tiedonkeruuta sekä lisää henkilöstön valmiuksia osallistua suunnitelman tekemiseen ja toteuttamiseen. Lisäksi on hyvä pohtia sitä, miten valmiista suunnitelmasta tiedotetaan.
Tiedottaminen kohdennetaan
- henkilöstölle
- asiakkaille
- muille tärkeille sidosryhmille
3. Yhdenvertaisuustilanteen arviointi
Varsinaisen suunnitelman laatiminen käynnistyy yhdenvertaisuuden arvioinnilla, jossa organisaation
toimintaa ja toimintaympäristöä tarkastellaan yhdenvertaisuuden näkökulmasta. Tarkastelun
kannalta keskeisenä kysymyksenä on se, miten yhdenvertaisia eri toiminnat ovat eri ryhmien
näkökulmasta.
Arviointi voi perustua useisiin tiedonkeruun menetelmiin ja lähteisiin, kuten:
- kartoitukseen siitä, miten olemassa olevat strategiat, ohjeet ja toimintapolitiikat huomioivat
- yhdenvertaisuus- ja syrjimättömyyskysymyksiä
- toimintaympäristöä ja asiakaskuntaa kuvaaviin tilastoihin ja aineistoihin
- henkilöstöä koskeviin tilastoihin ja aineistoihin
- toiminnan laatua kuvaaviin indikaattoreihin ja muihin tulosohjausaineistoihin
- asiakaspalautteisiin
- toimintaa koskeviin kanteluihin
- henkilöstölle ja asiakkaille suunnattuihin yhdenvertaisuuskyselyihin
- eri ryhmien konsultaatioon
- muihin erillisselvityksiin, kuten esteettömyyskartoitukset, säädösvalmistelun seuranta jne.
- kartoituksessa kannattaa hyödyntää esim. tasa-arvosuunnitelmaa sekä jo olemassa olevia kyselyitä
Tilannekartoituksen yhteydessä on hyvä pohtia tiedonkeruun rajoituksia. Miten ja minkälaisia tietoja eri ryhmistä on mahdollista saada ja missä menee raja tiedonkeruun ja yksityisyydensuojan välillä?
4. Toimenpiteistä päättäminen
Yhdenvertaisuussuunnitelmaan kootaan konkreettisia toimenpiteitä tilannekartoituksessa esiin nousseiden asioiden kehittämiseksi. Toimenpiteitä kehitettäessä on tärkeää määritellä
- mihin toimenpiteellä pyritään
- kenen vastuulla se on ja miten se rahoitetaan
- millä aikataululla se toteutetaan
- miten toimenpiteen vaikutuksia arvioidaan (mahdollisimman konkreettiset seurantaindokaattorit)
5. Suunnitelman kirjoittaminen ja hyväksyminen
Suunnitteluprosessin kuvaus, tilannekartoitusmenetelmät ja valitut kehittämistoimenpiteet kootaan yhdenvertaisuuden edistämistä koskevaksi strategiadokumentiksi, yhdenvertaisuussuunnitelmaksi. Suunnitelma käsitellään, muokataan ja hyväksytään lopulliseen muotoonsa organisaation normaalissa päätöksentekomenettelyssä.
6. Tiedottaminen ja suunnitelman toimeenpano
Yhdenvertaisuussuunnitelmaan kirjatut toimenpiteet toteutetaan ja niistä tiedotetaan sovitussa aikataulussa.
7. Seuranta
Toimenpiteiden vaikutuksia tulee seurata säännöllisin väliajoin. Seurantavastuu voidaan antaa joko jo olemassa olevalle seurantaryhmälle tai sitä varten erikseen perustettavalle ryhmälle. Seurannan muotoja ovat esimerkiksi
- laadunvarmistusmenetelmät
- muut indikaattorit ja vaikutusten arviointimenetelmät
- seurantakyselyt
- ja muut palautemekanismit
Seurantaa tulisi tehdä niin yhdenvertaisuustilanteen kuin suunnitelman toteutumisen osalta.
8. Päivittäminen
Hyvä suunnitelma on määräaikainen. Suunnitelmaa päivitetään määräajan kuluttua sen vaikuttavuuden parantamiseksi. Päivittäminen perustuu suunnitelman toteutumisen sekä yhdenvertaisuustilanteen seurantaan.